دستیار مجازی چیست؟ | هرآنچه باید درباره شغل دستیار مجازی بدانید
دستیار مجازی (VA) به فردی گفته می‌شود که خدمات پشتیبانی از کسب‌وکارها را به صورت دورکاری ارائه می‌دهد. معمول‌ترین امور مربوط به VAها انجام وظایف اجرایی است، اما در انجام سایر امور نیز به کسب‌وکارها کمک می‌کنند.
در این مطلب دو هدف را تعقیب می‌کنیم:
- اگر می‌خواهید به عنوان دستیار مجازی مشغول به فعالیت شوید، با خواندن این مطلب با هرآنچه که باید درباره این شغل بدانید، آشنا می‌شوید.
- اگر قصد استخدام دستیار مجازی را دارید، در اینجا با مزایای استخدام فردی برای این منظور آشنا خواهید شد.
پس اگر خود را در میان یکی از دو گروه بالا می‌بینید، تا پایان این مطلب با ما همراه باشید!
آشنایی با شغل دستیار مجازی
دستیار مجازی یک کارمند مستقل است که به انجام امور اداری، توسعه کسب‌وکار، رسانه‌های اجتماعی، بازاریابی یا غیره کمک می‌کند. آن‌ها وظایف تکراری و امور اجرایی را انجام می‌دهند تا صاحبان کسب‌وکار، کارآفرینان و مدیران زمان کافی را برای رسیدگی به سایر امور داشته باشند.
این شغل معمولاً از راه دور، از منزل شخصی، انجام می‌شود و شخص می‌تواند در هر نقطه‌ای از جهان زندگی کند. در مجموع، ضرورتی برای حضور فیزیکی در شرکت برای دستیارهای مجازی وجود ندارد.
واقعیت این است که موقعیت شغلی دستیار مجازی در دهه گذشته محبوبیتی باورنکردنی به دست آورده است. شاید دلیل این محبوبیت بالا را می‌توان انعطاف‌های شغلی این جایگاه دانست. یک VA، با توجه به نیازهای موجود، می‌تواند به صورت پاره‌وقت یا تمام‌وقت کار کند.
به عنوان یک کارفرما به چند ساعت کار در هفته نیاز دارید، 20 ساعت، 30 ساعت، یا شاید هم 40 ساعت؟ مسئله‌ای نیست، دستیاران مجازی خود را با نیاز شما وفق می‌دهند.
تعدادی از دستیارهای مجازی به عنوان فریلنسرهای مستقل فعالیت می‌کنند. در حالی که بعضی دیگر به عنوان عضوی از شرکت یا آژانس کار می‌کنند و صاحبان مشاغل می‌توانند در هنگام استخدام نیروی کار منعطف از این افراد استفاده کنند.
به چه کسی دستیار مجازی می‌گویند؟
دستیار مجازی به کسی گفته می‌شود که به صورت دورکاری در انجام امور مختلف به شرکت‌ها کمک می‌کند. هر دستیار مجازی در انجام کار(های) خاصی مشارکت می‌کند که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت. این افراد کارمندان مستقلی هستند که هرچند در شرکت حضور فیزیکی ندارند، اما زمان و انرژی زیادی را برای رسیدگی به امور دیگر برای مدیران یا سایر کارمندان باقی می‌گذارند.
مقاله پیشنهادی: چگونه فریلنسری را شروع کنیم؟
وظایف دستیار مجازی چیست؟
دستیار مجازی وظایف بسیار متعددی را می‌تواند انجام دهد. این وظایف طیف وسیعی از امور، از تنظیم قرارهای ملاقات تا نظارت و پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها را شامل می‌شود. در این بخش فهرستی از 8 وظیفه‌ای را که یک VA می‌تواند انجام دهد، مطالعه خواهید کرد:
مدیریت تقویم امور
مدیریت تقویم، هم امور شخصی و هم حرفه‌ای، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های کارآفرینان به حساب می‌آید. دستیار مجازی می‌تواند انجام این امور را تا اندازه بسیار زیادی تسهیل کند. آن‌ها می‌توانند کارهای پایین را انجام دهند:
- زمان‌بندی و هماهنگ کردن تماس‌ها و قرارهای ملاقات
- تأیید قرارهای ملاقات
- یادآوری تماس‌ها و قرارهای ملاقات
- زمان‌بندی مجدد تماس‌ها و قرارهای ملاقات
- اطلاع‌رسانی به طرف‌های مقابل درباره تغییرات زمانی
- محافظت از زمان
اگر فکر می‌کنید که رد کردن دعوت بعضی افراد برای مثلاً، صرف یک فنجان قهوه کار دشواری است، می‌توانید آن را دستیار مجازی خود بسپارید.
- ارسال و نگهداری “فهرست‌های انتظار”
- اطلاع دادن به افراد مهم در مواقعی که خارج از شهر هستید
مدیریت امور مالی
این نظر کلی در بین کارفرمایان وجود دارد که دستیار مجازی می‌تواند امور مالیاتی را هم انجام دهد. در یک جهان ایده‌آل، بله! چنین است. اما واقعیت این است که VAها امور مربوط به حسابداری را انجام نمی‌دهند.
با وجود این، آن‌ها می‌توانند در مدیریت امور مالی یاری‌رسان باشند. برای مثال، دستیار مجازی اموری مانند نگهداری بودجه، انجام خرید و نظارت بر سرمایه برای شفاف‌سازی امور مالی را انجام دهد.
مدیریت رسانه‌های اجتماعی
رسانه‌های اجتماعی نقش تعیین کننده‌ای در جهان امروز دارند. اینجا همان مکانی است که تعداد قابل توجهی از مشتریان با شما و محصولات/خدماتتان آشنا شده و سروکار پیدا می‌کنند. بنابراین، اگر در بین تعداد فراوانی از شرکت‌هایی هستید که با مشتریان بالقوه خود ارتباطی برقرار نمی‌کنند، حضور در رسانه‌های مجازی این ضعف را جبران برایتان جبران می‌کند.
دستیار مجازی‌ای که مدیریت رسانه‌های اجتماعی را به عهده می‌گیرد، لازم است امور پایین را انجام دهد:
- تولید محتوا به منظور اشتراک‌گذاری در شبکه‌های اجتماعی
- تعیین تقویم پست‌ها
- ارتباط با دنبال کنندگان
- تحلیل‌های آماری و گزارش انجام امور
- غیره
باید به این نکته اشاره کرد که مدیریت رسانه‌های اجتماعی باید توسط اشخاص باتجربه و حرفه‌ای این زمینه انجام پذیرد.
انجام تحقیق
تحقیق یکی از بخش‌های اصلی استراتژی رشد هر شرکتی است. در واقع، هیچ کسب‌وکاری بدون برخورداری از دانش و بینش صحیح رشد نخواهد کرد. اما هیچ کارفرمایی نمی‌تواند همزمان با اداره یک شرکت هرچند کوچک هم ساعت‌ها و روزها را به پژوهش اختصاص دهد.
وقتی که سخن از تحقیق به میان می‌آید، ضرورت دستیار مجازی خود را نشان می‌دهد. این کارمندهای دورکار می‌توانند امور پایین را انجام دهند:
- بررسی محصولات و خدمات رقبا
- تحلیل ترندهای مشتری
- پیدا کردن فرمت صحیح انتشار محتواهای مورد نیاز
- و غیره
این وظایف مستلزم انجام پژوهش بسیار است! به همین دلیل است که کسب‌وکارهای کوچک و حتی شرکت‌های بزرگ به استخدام VAها روی آورده‌اند.
خدمات مشتریان
در واقع، یکی از اولین حوزه‌هایی که دستیاران مجازی به آن راه پیدا کردند، خدمات مشتریان بود. چرا؟ به دلیل اینکه مشتریان به صورت مستقیم با شما در تعامل نیستند، پس به کارمندی حضوری که برای امور مربوط به خدمات مشتریان نیاز نخواهید داشت.
همچنین، خدمات مشتریان نیازمند تخصص قابل توجهی نیست. به همین دلیل، می‌توان از ظرفیت VAها برای این منظور بهره برد.
تولید محتوا
در سال‌های اخیر، تولید محتوا توانسته است خود را به عنوان یکی از پایه‌های اصلی بازاریابی دیجیتال مطرح کند. بی‌دلیل نیست که شرکت‌های بزرگ محتواهای خود را به طور مداوم به‌روزرسانی می‌کنند. آن‌ها به این روش رتبه خود را در مرورگرها بهبود می‌بخشند و ترافیک بیشتری را جذب می‌کنند.
به همین رو، لازم است هر شرکتی از توانایی‌های شخصی که بتواند این فرایند بازاریابی دیجیتال را به درستی انجام دهد، بهره‌مند باشد. اما مشکل این است که تولید محتوا کار آسانی نیست. علاوه بر نگارش، وظایف دیگری از قبیل تحقیق، پیدا کردن و ویرایش تصاویر، بارگذاری محتواها و غیره نیز وجود دارند.
بنابراین، یک ایده خوب این است که وظایف مربوط به تولید محتوا را به فرد یا تیمی از دستیاران مجازی سپرده شود.
مدیریت امور مسافرتی
رزرو بلیط هواپیما و هتل برای مسافرت‌های کاری به زمان زیادی نیاز دارد. طوری که اگر کارفرمایان این زمان را به امور تجاری دیگر خود اختصاص دهند، مفیدتر خواهد بود. یک دستیار مجازی می‌تواند در انجام امور پایین یاری‌رسان باشد:
- تحقیق درباره پروازها
- تحقیق درباره هتل‌ها
- رزرو پروازها و هتل‌ها
- تحقیق درباره گزینه‌های حمل‌ونقل
- رزرو خدمات حمل‌ونقل
- تنظیم امور مربوط به رویدادها
مدیریت امور شخصی
هر کارفرمایی زندگی شخصی خاص خودش را نیز دارد. اما واقعیت این است که بسیاری اوقات کارفرمایان زمان کافی برای رسیدگی به امور شخصی خود ندارند. در این موارد هم یک VA می‌تواند این وظایف را انجام دهد:
- رزرو رستوران‌های شخصی و دعوت از مهمانان
- مدیریت امور مربوط به خرید
- ارسال هدایا
- مدیریت امور مربوط به تفریحات شخصی
- نظارت بر مشکلات سفارش‌های شخصی
- مدیریت تقویم خانوادگی
- زمان‌بندی قرار ملاقات‌های مربوط به امور پزشکی
- پرداخت فیش‌ها
- تماس با فروشگاه‌ها و جمع‌آوری اطلاعات کافی
دستیار مجازی می‌تواند در امور فراوان دیگری نیز برای کسب‌وکارها مفید واقع شود. برای مثال، می‌توانیم به طراحی گرافیکی، مدیریت پروژه، تهیه ارائه‌های تجاری، بررسی داده‌ها و غیره اشاره کنیم.
مقاله پیشنهادی: مهم‌ترین مهارت‌های فریلنسری که درآمد شما را افزایش می‌دهد
یک دستیار مجازی موفق چه مهارت‌هایی باید داشته باشد؟
باید گفت که VAها در بسیاری از موارد می‌توانند امور محوله را بدون نیاز به تحصیلات دانشگاهی انجام دهند. با وجود این، تعداد زیادی از کارفرمایان ترجیح می‌دهند که دستیار مجازی آن‌ها دارای تحصیلات دانشگاهی باشد یا دوره‌های آموزشی خاصی را گذرانده باشد.
برای مثال، برای انجام اموری مانند طراحی، تولید محتوا، تحقیق، مدیریت رسانه‌های اجتماعی و غیره به تحصیلات دانشگاهی و شرکت در دوره‌های آموزشی نیاز پیدا خواهید کرد.
اما، در هر شرایطی، دستیار مجازی باید تسلط خوبی بر تکنولوژی داشته باشد. در واقع، نمی‌توان بدون تسلط بر مهارت‌های کامپیوتری و نرم‌افزارها و برنامه‌های تجاری به یک VA موفق تبدیل شد. آشکار است که برای انجام هرکدام از وظایفی که پیش‌تر مورد اشاره قرار گرفتند، به نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های خاصی نیاز پیدا خواهید کرد.
نکته اساسی این است که باید توانایی‌های کامپیوتری و مهارت‌های تکنولوژیک خود را همواره توسعه دهید و بروز نگه دارید.
علاوه بر این، دستیارهای مجازی موفق مهارت بالایی در ارتباط نوشتاری و شفاهی شفاف دارند. در واقع، از یک VA انتظار می‌رود که همکاری قابل اتکا و در دسترس برای مشتریانش باشد. همچنین، مهارت مدیریت زمان و سازمان‌دهی از ضروریات هستند.
سرانجام، افرادی که اقدام به استخدام دستیار مجازی می‌کنند، می‌خواهند از استرس‌ها و بی‌نظمی‌های زندگی شخصی و حرفه‌ای خود بکاهند. بنابراین، منتظر نمانید تا به شما گفته شود که چه کاری را انجام دهید. اگر می‌بینید که مشتری تحت فشار است، گوشه‌ای از امور را انجام دهید. به این ترتیب، هم کار بیشتری انجام می‌دهید و هم نشان داده‌اید که دستیاری مورد اعتماد و قابل اتکا هستید.
انواع دستیار مجازی
همان‌طور که تاکنون پی برده‌اید، VAها وظایف گوناگونی را انجام می‌دهند. در این بخش انواع دستیار مجازی را معرفی می‌کنیم. تقسیم‌بندی‌های این شغل معمولاً مطابق وظایفی که اشخاص انجام می‌دهند، صورت می‌پذیرد.
- دستیار مجازی امور اداری و اجرایی
- دستیار مجازی امور دفترداری
- دستیار مجازی رسانه‌های اجتماعی
- دستیار مجازی امور خرید و فروش املاک
- دستیار مجازی امور خرید و تجارت الکترونیک
- دستیار مجازی امور سایت و وبلاگ
- دستیار مجازی خدمات مشتریان
- دستیار مجازی امور کامپیوتری
- دستیار مجازی ورود اطلاعات
- دستیار مجازی طراحی گرافیک
استخدام دستیار مجازی چه مزیت‌هایی دارد؟
شاید می‌توان گفت که اولین مزیت استخدام VA برای کارفرما عبارت است از انعطاف‌پذیری قراردادها، زیرا قرارداد را صرفاً برای خدماتی می‌نویسید که نیاز دارید.
با توجه به شرایط قرارداد، ممکن است بعضی از دستیارها مجازی نه به صورت ساعتی، بلکه برای انجام هر وظیفه دستمزد دریافت کنند. این دقیقاً برخلاف شرایط کاری کارمندان حضوری شرکت‌هاست که برای ساعات تعیین شده‌ای حقوق دریافت می‌کنند.
از سوی دیگر، صاحبان کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند با استخدام یک دستیار مجازی ساعت‌ها زمان را برای خود بخرند. به این صورت، می‌توانند بیشتر روی تجارت و خلق درآمد تمرکز کنند.
استفاده از ظرفیت‌های VAها به کارفرمایان اجازه می‌دهد در کنار استفاده مفیدتر از زمان خود، در هزینه‌ها و پرداختی‌ها نیز صرفه‌جویی کنند. حقوقی که به صورت ساعتی یا وظیفه‌ای به دستیار مجازی پرداخت خواهد شد، حتماً از حقوقی که به یک کارمند حضوری داده می‌شود، کمتر است. وقتی که توجه می‌کنیم که ساعت و وظایف را خود کارفرما تعیین می‌کند، مقرون به صرفه‌تر بودن استخدام VA بیش از پیش خود را نشان می‌دهد.
مقاله پیشنهادی: پردرآمدترین مشاغل فریلنسری
جمع‌بندی
با توجه به مزایای مختلف شغل دستیار مجازی هم برای کارفرمایان و هم علاقه‌مندان به این حوزه، این شغل هواداران زیادی پیدا کرده است. بنابراین، مخاطبان ما در این مطلب دو گروه عمده بودند، افرادی که می‌خواهند به عنوان دستیار مجازی فعالیت کنند و افرادی که قصد استخدام دستیار مجازی را دارند. در این مطلب وظایف یک دستیار مجازی، انواع دستیارهای مجازی، مهارت‌های لازم برای تبدیل شدن به یک دستیار مجازی موفق و نیز مزایای استخدام یک دستیار مجازی برای کسب‌وکارها را بررسی کردیم. بنابراین، در میان هرکدام از گروه‌های یادشده که هستید، بهتر است یکبار دیگر این مطلب را مرور کنید تا با آگاهی هرچه بیشتر به سمت هدف خود حرکت کنید.
