افزونه مدیریت جلسات

---

شرح پروژه

فرایند

1-    زمان جلسات و رویدادها توسط کارمندها یا مدیران در سیستم ثبت می‌شود (شبیه تقویم معمولی تحت وب). وقتی روی رویداد کلیک شود، باز می‌شود برای تنظیمات. دقیقاً شبیه تقویم Outlook. اجزای اصلی فرم عبارتند از

o       موضوع جلسه

o       محل جلسه

o       ساعت شروع

o       ساعت پایان

o       شرکت کننده‌ها

o       یادداشت

o       تنظیم reminder

o       امکان پیوست فایل

o       تگ

o       دستور جلسه

o       گزینه اعلام/عدم اعلام به عموم (در سایت WP)

2-    دستور جلسه ثبت می‌شود. دستور جلسه لیست شماره خورده‌ای است که هر بند آن شامل آیتم‌های زیر است.

o    شماره ردیف

o    موضوع

o    توضیح مختصر

o    امکان پیوست فایل

دستور جلسه، داخل هر event قابل روئیت و اصلاح است. علاوه بر آن، اگر گزینه publish برای آن فعال شده باشد، در سایت، توسط شهروندان نیز در فرمت متفاوتی قابل رویت است. (نمایش تقویمی ندارد. فقط دستور جلسات آتی و صورتجلسه جلسات گذشته، هرکدام شبیه یک گزارش نمایش داده می‌شوند.)

برای تنظیم دستور جلسه، باید امکان وارد کردن بند از لیستی که از پیش تعیین شده هم وجود داشته باشد تا موارد پر تکرار از این لیست وارد شوند. همچنین باید این امکان وجود داشته باشد تا هر آیتم از دستور جلسه یا صورتجلسه، به عنوان یک آیتم پرتکرار قابل ثبت

3-    در حین جلسه، دستور جلسه تبدیل می‌شود به صورتجلسه و همزمان به همه مدیران و کارمندان نشان داده می‌شود و باید بتوانند اصلاح نمایند. برای هر آیتم صورتجلسه، علاوه بر مواردی که از دستور جلسه آمده، باید موارد ذیل نیز وجود داشته باشد.

o    امکان ایجاد poll برای هر آیتم از صورتجلسه و رأی گیری

o    امکان بستن

o    امکان ایجاد task و assign کردن آن به یک فرد

o    امکان موکول کردن به جلسه‌ای در آینده (یا اسختر دستورهای به تعویق افتاده که معلوم نیست در کدام جلسه باید مطرح شوند)

o    شرح مذاکرات و تصمیم

o    امکان اضافه کردن ردیف جدید به دستور

o    امکان علامت زدن برخی از موارد برای اینکه در صورت publish صورتجلسه در سایت، نمایش داده نشوند.

4-    پس از جلسه و بسته شدن صورتجلسه، باید task list ایجاد شود و کارها به task list افراد نیز منتقل شوند. در لیست کلی هم، باید جلوی هر task معلوم باشد که به چه کسی سپرده شده است.

سطوح دسترسی

1-    مدیران

o         در جلسات حضور دارند

o         حق رأی دارند

2-    کارمندان

o         شبیه منشی هستند. جلسات را هماهنگ می‌کنند.

o         در حین جلسه، خلاصه‌ها و صورتجلسه‌ها را تهیه می‌کنند.

o         بعضی از تصمیمات و کارها بعداً تبدیل می‌شوند به task هایی که باید این افراد انجام نمایند.

3-    شهروندان

o         امکان ارائه پیشنهاد دارند. یک درگاه عمومی مثل صفحه contact us وبسایت وجود دارد برای ارائه پیشنهاد.

o         با استفاده از کد پیگیری که سیستم به هر پیشنهاد می دهد، بتوانند ببینند پیشنهاد در کدام جلسه بررسی می‌شود و نتیجه چه شده.

داشبورد

مدیران و کارمندان، یک داشبورد شخصی دارند که شامل موارد ذیل است.

o         تقویم

o         دستورجلسه‌ها

o         صورتجلسه‌ها

o         لیست کارها (Task List)

o         لیست یادداشت‌های شخصی داخل صورتجلسه، دستورجلسه، و امکان اضافه کردن یادداشتی که مربوط به هیچکدام از صورتجلسه ها و دستورجلسه ها نباشد.

سایر توضیحات

o       باید log کلیه تغییرات شامل تاریخ، ساعت، و نام کاربر در سیستم ثبت شود و در صورت نیاز قابل بازبینی باشد.

o       هر کاربر بتواند یادداشت هایی را داخل صورتجلسه و دستور جلسه ثبت کند که فقط در داشبورد خودش قابل رویت باشد.

o       در این مرحله، تمام بسترها فقط انگلیسی (چپ به راست) و تقویم میلادی باشد.

o       کدها باید کامل تحویل شوند و روی کلیه سایت های WP به خوبی قابل نصب و بهره برداری باشند.

o       حداقل یک سال پشتیبانی قوی

مهارت ها و تخصص های مورد نیاز

---

---